背景

　　在過去(qù)很(hěn)長(chá₽ ↕ng)一(yī)段時(shí)間(jiān)的(de)檔案管理(lǐ)中，一(yī)般要(yào♠☆)求歸檔的(de)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)要(yào)同時​$¶(shí)轉換為(wèi)傳統紙(zhǐ)質文(wén)件(jiàn)或縮微(w∏±ēi)膠卷同時(shí)歸檔，實行(xíng)雙套管理(lǐ)。20ε↓β20 年(nián) 6 月(yuè) 2∏±0 日(rì)修訂通(tōng)過的(de)《中華人(ré✘εn)民(mín)共和(hé)國(guó)檔案法》為(wèi)電(d&α→iàn)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ)提供了(le)原則要(yào)求和(hé)∞>₽法律支撐。2020 年(nián)11 月(yuè)，國(guó→ )家(jiā)檔案局發布了(le)關于征求《電(diàn)子(zǐ)檔案單✔φ↔套管理(lǐ)一(yī)般要(yào)求》（征求意見(jiàn)稿₩•↓¥）（以下(xià)簡稱“要(yào)求”）的(de)通(tōng)知(zhī)，确立了(le✘®≤)電(diàn)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ)的(de)基本原則，規定了(le)實現(x>♣§iàn)單套管理(lǐ)需要(yào)在制(zhì)度建設、系統建設、資源建設與管×"理(lǐ)、安全管理(lǐ)等方面要(yào)達到(dào)的(de)要(y✘±ào)求，提出了(le)可(kě)行(xíng)₹©π性的(de)評估方式、方法。以電(diàn)子(zǐ)形式進行(xíng)歸檔的(∑≠de)單套管理(lǐ)時(shí)代已經到(dào)來(lái)。

為(wèi)什(shén)麽要(yào)開(kāi)展電(dià>£n)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ)

信息化(huà)發展的(de)必然要(yào)求

　　随著(zhe)信息技(jì)術(shù)的(de)迅猛發展，電(diàn)子(z≠×ǐ)檔案日(rì)益成為(wèi)信息記錄、傳輸、交換、利用(yòngπ ↓)與共享的(de)主流方式，也(yě)成為(w ₽ε<èi)國(guó)家(jiā)、政府和(hé)企業(y♥&$♥è)檔案資源的(de)重要(yào)組成部分(fēn)。由于電(diàn)子(zǐ)文¶>♠(wén)件(jiàn)具有(yǒu)可(kě)複制(zh→✘®£ì)、易篡改和(hé)依賴設備系統讀(dú)取等特性，在新的(de)檔案法實施之前，一(yī)般$$要(yào)求具有(yǒu)永久保存價值或其它重要(yào)價值的(de)電(di✘∞≥àn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)轉換為↕ΩΩ(wèi)傳統形式，實行(xíng)雙套管理(l↑• "ǐ)。檔案雙套管理(lǐ)是(shì)電(diàn)子(zǐ₩♥)檔案管理(lǐ)初期技(jì)術(shù)不(bù)成熟、制(zhì)度不(bù)₩∏完善情況下(xià)的(de)權宜之舉，不(bù)僅降低↑δ♦≈(dī)工(gōng)作(zuò)效率，還(hái)增加÷β工(gōng)作(zuò)成本、浪費(fèi)社會(huì)資源，因而'÷λ推動電(diàn)子(zǐ)檔案僅以電(diàn)子(zǐ)形式進行(xíng)歸檔和(✔‌hé)管理(lǐ)，即單套管理(lǐ)已成為(wè→€±↓i)信息化(huà)條件(jiàn)下(x★↕ià)需要(yào)迫切解決的(de)社會(huì)課題。

企業(yè)的(de)內(nèi)在需求

　　電(diàn)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ)的(de)呼聲一$ (yī)直都(dōu)很(hěn)強烈。随著(zhe)企業(yè)信息化(huà↕α£)的(de)高(gāo)速發展，業(yè)務系統産生(shēng)的(de ★↓✔)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)越來(lái)越多(duō)，企業(yè)檔案​∑↓✔管理(lǐ)面臨新的(de)問(wèn)π↕題：在歸檔電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)的(de)®♣同時(shí)，還(hái)要(yào)打印出紙(zhǐ)質文(wé↑™§n)件(jiàn)進行(xíng)歸檔，信息化ε ©(huà)已實現(xiàn)了(le)前端的(de)無紙(•♠→zhǐ)化(huà)辦公，在歸檔環節仍需原始的(de)紙(zhǐ)質歸檔管理(lǐ)，反而增加了₽λε(le)工(gōng)作(zuò)量，這(↑™zhè)是(shì)企業(yè)對(duì)檔案單套管理(lǐ)的(de)內(n₹φ≈∑èi)生(shēng)需求。

數(shù)字化(huà)轉型的(de)需要(yào)

　　電(diàn)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ)發展既是(shì)機(j✘  ®ī)遇亦是(shì)挑戰，進入數(shù)字化(huà)時(shí)代，電(diàn)≥ ↔子(zǐ)數(shù)據的(de)重要(yào)&↕性越發凸顯，成為(wèi)企業(yè)數(sΩ$©hù)字化(huà)轉型成功與否的(de)關鍵因素。檔案作(zu✘¥γò)為(wèi)電(diàn)子(zǐ)數(shù)據的(de)重要×γ≈(yào)組成部分(fēn)，在收集、管理(lǐ)和(☆<'hé)利用(yòng)各環節，運用(yòng)知(zhī)識管理₩γ(lǐ)、大(dà)數(shù)據等理(lǐ)念和(h  σé)技(jì)術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據進行(xí✘↕&ng)深層次加工(gōng)和(hé)管理(lǐ)，創新↑ 檔案數(shù)據應用(yòng)模式，有( Ω∞≠yǒu)針對(duì)性地(dì)主動為(wèi)企業(yè)提供全方位、多(du$λ>♥ō)層次、精準的(de)檔案數(shù) ☆據服務，成為(wèi)企業(yè)數(shù)字化(h ™uà)轉型的(de)重要(yào)方面。

企業(yè)開(kāi)展電(diàn)子(zǐ)檔案單套管理(®'lǐ)面臨的(de)困難

對(duì)政策了(le)解不(bù)夠深入

　　很(hěn)多(duō)企業(yè)對(duì)新《檔案法》和(hé)《±×​→電(diàn)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ)一(yī)般要(yà™✔∑≈o)求》了(le)解有(yǒu)限，不(bù)具備開(kāi)展電(diàn)子(zǐ)檔案單∑€套管理(lǐ)頂層規劃的(de)基礎。

對(duì)電(diàn)子(zǐ)檔案單套管理(÷ ↕δlǐ)的(de)安全存疑

　　作(zuò)為(wèi)一(yī)種全新的(de)≤•檔案保管思路(lù)，開(kāi)展電(diàn)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ©λ↔ )，關鍵是(shì)使電(diàn)子(zǐ)✘¥ε¥檔案擁有(yǒu)和(hé)紙(zhǐ)質檔案同等的(de)法律效力，并且'"↕能(néng)夠對(duì)電(diàn)子(zǐ)檔案進行(xíng®≈)長(cháng)久安全的(de)保管，特别☆ ₽&是(shì)不(bù)能(néng)被篡改，這(zhè)是(shì)企業(yè)最擔心的(deα  ®)問(wèn)題。

缺少(shǎo)建設經驗

　　缺少(shǎo)開(kāi)展電(diàn)子(zǐ)檔案單λφα★套管理(lǐ)的(de)成熟經驗，特别是(shì)軍工(gōng)企業(yè)®±≈還(hái)沒有(yǒu)可(kě)借鑒的(de)成熟案例，企業(yè)不(bù)知(zhī←α>β)如(rú)何開(kāi)展。

企業(yè)如(rú)何開(kāi)展電(diàn)子(zǐ)檔∑<•∑案單套管理(lǐ)

頂層規劃、統籌設計(jì)

　　開(kāi)展電(diàn)子(zǐ)檔案單套•¶≥ 管理(lǐ)是(shì)一(yī)項系統工(gōng)程，不↔‌(bù)是(shì)規劃某個(gè)業(yè)務系統、建立某個(gè)标準就(jiù)能(né∞ Ω↓ng)支撐的(de)，需要(yào)從(cóng)頂層要(yào)求、領導α≥¶決策、管理(lǐ)制(zhì)度、标準規範、基礎設施、信息↓÷技(jì)術(shù)等多(duō)個(gè)方面共同謀劃，開(k∞→₹∏āi)展工(gōng)作(zuò)。

轉變思想、創新思維

　　檔案的(de)從(cóng)業(yè)人(rén)員(yuán)α​♣✘不(bù)能(néng)隻停留在雙套管理(lǐ)的(d→☆₽e)傳統思維階段，也(yě)不(bù)能(nén  g)簡單的(de)直接将紙(zhǐ)質文(wén)件(jiàn)去(qù)除，要(yào±α✔β)從(cóng)電(diàn)子(zǐ)文↓≥↕©(wén)件(jiàn)的(de)産生(shēng)、流轉、發布、歸檔、→‌βα保管、備份和(hé)利用(yòng)等各個(g≠§è)環節進行(xíng)标準的(de)配套和(hé)信息技(j∏±<ì)術(shù)的(de)支撐，保障電(diàn)子(zǐ)檔案的(de✔≤±)真實、完整、可(kě)用(yòng)和(hé)安全βα♣，從(cóng)利用(yòng)角度要(yào)充分(fēn)發揮電(diàn)子(zǐ)數Ω±φ(shù)據的(de)作(zuò)用(yò​πβαng)，除了(le)滿足歸檔保管的(deα±★)需求外(wài)，應将電(diàn)子(zǐ)↕≥λ®檔案看(kàn)作(zuò)企業(yè)數(shù)據的(de)≤≠ε<一(yī)部分(fēn)，豐富電(diàn)子(zǐ)>'☆€檔案的(de)元數(shù)據和(hé)知(zhī)識屬性，為(wèi)後期進行(xín​↑↓g)知(zhī)識的(de)利用(yòng)£λβ、數(shù)據的(de)分(fēn)析挖掘提供支撐。

試點先行(xíng)、逐步推進

　　電(diàn)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)，需要(y'≤ào)從(cóng)多(duō)個(gè)維<¶¶λ度構建可(kě)信電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)管理(lǐ)保障體(tǐ)☆¥系，可(kě)先選取企業(yè)內(nèi)具備條件(j&♠↕→iàn)的(de)某類檔案、某個(gè)業(✔'yè)務系統開(kāi)展試點工(gōng)作(zuò)，形成經驗，依照(zh'→✘ào)“先試先行(xíng)、風(fēng)險控制(zhì)、分(β£fēn)步開(kāi)展、逐步完善”的(de)原則，在實踐中不(bù)斷總結創新；抓住政策機(jī←♣γλ)遇，結合新《檔案法》的(de)要(yào)求，因勢利δ•導、順勢而為(wèi)開(kāi)展試點工®β‌(gōng)作(zuò)，在試點成功經驗的(de)基礎上(shàng)，再拓展其他(t¥φ>αā)檔案門(mén)類、其他(tā)業(yè)務系統，逐步推進電(‌♦✘diàn)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ)的(de)規範化(huà)、科(₽​β÷kē)學化(huà)。

制(zhì)度完善、技(jì)術(shù)保障

　　推行(xíng)電(diàn)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ)，一(yī)方面需要(yào)遵αδ​循電(diàn)子(zǐ)檔案的(de)形成規律∏€™，推進制(zhì)度規範建設，研究制(zhì)定電(diàn)子(zǐ)檔案“收、管、存≥σε、用(yòng)”各個(gè)環節的(de)配套制(zhì)度，包括管理(lǐ)制(zhì'≠↔↔)度、元數(shù)據标準、四性檢測方案、備份恢複方案等，為(wèi)‌♣電(diàn)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ)提供制(zhì)度保障；另一(yī)方面，要(≥↑yào)做(zuò)好(hǎo)技(jì)術(shù)保障，因電(d∏​$iàn)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ)需要(yào)進行(xíng)系統再造，實現('•'↕xiàn)電(diàn)子(zǐ)檔案全程化(huà)和(hé)專業(yè)§€化(huà)管理(lǐ)，需采用(yòng)經第三方權威機(jī)構¥β♠認證的(de)數(shù)字簽名和(hé)電(diàn)子(zǐ)簽章(z↓♦hāng)等技(jì)術(shù)，對(duì)電(diàn)子(zǐ×¥)檔案形成和(hé)管理(lǐ)的(de)各環節進行(xíng)₽★✘♠可(kě)信的(de)身(shēn)份确認，定期進行(xíng)四性檢測，保證電(dià £ "n)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)歸檔ε&π"、電(diàn)子(zǐ)檔案接收和(hé)電(diàn)子(zǐ)檔案♠σ∏長(cháng)期保存等關鍵環節可(kě)靠和(hé)可(kě)信；最←>•為(wèi)重要(yào)的(de)是(shì)，做(zuò)好(hǎo)電(diàn)δ•$子(zǐ)檔案的(de)備份工(gōng)作(zuò)，從(₩↔εβcóng)多(duō)方面保障電(diàn)子(z↓ ǐ)檔案的(de)絕對(duì)安全性，↔φ确保電(diàn)子(zǐ)檔案來(lái)源可(kě)信、管理(lǐ)可(kě)靠、長↑ ×(cháng)期可(kě)用(yòng)。

電(diàn)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ)← ★實施路(lù)徑

　　參照(zhào)國(guó)家(jiā)檔案局下(x↓✔↓←ià)發的(de)《電(diàn)子(zǐδ'₹€)檔案單套管理(lǐ)一(yī)般要(y₹"‌ào)求》（征求意見(jiàn)稿）中的(de)測評指标，結合實際的(de£φδ)項目建設經驗，建議(yì)開(kāi)展電(dià¶₩‌n)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ)項目可(kě)參考的(de)實施步驟如(♠'rú)下(xià):

組織建設

　　在企業(yè)內(nèi)部，成立電(diàn)子(zǐ)‍↓ε檔案單套管理(lǐ)試點小(xiǎo)組，至少(shǎo)由企業(yè)的©♠©(de)總師(shī)、副總師(shī)等職務的(de)人(rén)員(yuán)擔$¶任組長(cháng)，檔案部門(mén)、信息&©化(huà)部門(mén)、相(xiàn∞≥≥g)關業(yè)務部門(mén)協同配合，并且需要(yào)面向全員(yuán)β 進行(xíng)政策宣貫，指明(míng)工(gōng)作≠σ♦(zuò)方向，齊心協力開(kāi)展工(gōng↑★©)作(zuò)。

試點選擇

　　在企業(yè)內(nèi)部選擇相(​★xiàng)對(duì)具備條件(jiàn)的(de)檔案門(mén)類以及試點×Ω 的(de)業(yè)務系統，開(kāi)展試點工( φ'gōng)作(zuò)，比如(rú)辦公自(zì)動化(huà)系統。

制(zhì)度、規範建設

　　完善電(diàn)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)制(zhì)←←>$度，針對(duì)試點的(de)檔案類型編制÷​δ(zhì)元數(shù)據标準、四性檢測方案、電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)長≥ ®∏(cháng)久保管格式标準、電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(ji÷‍↑Ωàn)封裝規範、歸檔接口設計(jì)規範等。

系統建設

　　按照(zhào)單套管理(lǐ)的(de)要(yào)求和(hé)企業(yè)實際，明(™"míng)确系統功能(néng)需求，形成系統總體(t☆↑£λǐ)架構（圖1），進行(xíng)功能(néng)開(kāi)發。

圖1 系統總體(tǐ)架構

備份機(jī)制(zhì)建設

　　做(zuò)好(hǎo)試點的(de)電(diàn)子(zǐ)檔'←×₩案本地(dì)備份、異質備份和(hé)異地(dì)備份，異質備份可(kě)以采用(®α♥yòng)光(guāng)盤備份，建立檔案系統與異質備份​''設備的(de)接口，能(néng)夠實現(xiàn)在線的(de)備份和(hé)恢複。

　　經驗總結

　　試點建設完成後對(duì)标國(guó&¶$)家(jiā)檔案局下(xià)發的(de)《電(diàn)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ)一(yī ‍σ)般要(yào)求》（征求意見(jiàn)稿）中的(de)指δ ←标進行(xíng)自(zì)測，總結經驗。

企業(yè)開(kāi)展電(diàn)子(₩↔zǐ)檔案單套管理(lǐ)可(kě)帶來(lái)≈§ε的(de)效益

節約企業(yè)成本

　　電(diàn)子(zǐ)檔案逐步取代紙(zhǐ)質檔案，用(yòng)數(shù)βφ∑據存儲代替檔案庫房(fáng)，減少(shǎo)企業(yè)檔案♠™π庫房(fáng)建設，節省了(le)傳統模式下(xià)紙®& (zhǐ)質檔案整理(lǐ)、上(shàng)®γ♣δ架等工(gōng)作(zuò)的(de)人(rén)力成本，釋放(fàng)更多 λ↕‍(duō)的(de)人(rén)力投入到✘✔₩(dào)檔案編研、數(shù)據的(dσ↓∑♥e)挖掘工(gōng)作(zuò)，開(kāi)發精準的(de)檔案定向應用(yòng ‌≠♣)，深化(huà)檔案的(de)利用(yòng)方式，推動檔案利用(yòng)從(c‍↔♥€óng)被動搜索到(dào)主動推送方式轉變。

推動企業(yè)電(diàn)子(zǐ)€₹文(wén)件(jiàn)管理(lǐ)模式創新≥"✔§

　　電(diàn)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ)需要(yào)從(có ♠★ng)管理(lǐ)者至普通(tōng)員(yuán)工(gōn•∑g)，從(cóng)業(yè)務系統廠(chǎng)商到(dào)檔案系€εε÷統廠(chǎng)商，應用(yòng)新的(de)±✘₩←管理(lǐ)模式，規劃和(hé)制(zhì‍φ)定電(diàn)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ)的(de)制(×β♥>zhì)度、方法，提升支撐電(diàn)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ)的(de)技(jì)術(σ↓♣​shù)能(néng)力，将電(diàn≥&≠₽)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)的(de)全生(shēng)命周期管理(lǐ)納↕​∑☆入企業(yè)的(de)管理(lǐ)體(tǐ)系，全面推動企業(yè)電(diàn)子(zǐ)®•÷≥文(wén)件(jiàn)管理(lǐ)模式創新。

促進檔案從(cóng)業(yè)者的(de)©≥αφ能(néng)力提升

　　電(diàn)子(zǐ)檔案的(de)單套管理(lǐ)對(duì)檔案♥±♠從(cóng)業(yè)者提出了(le)更高(☆★∏gāo)的(de)要(yào)求，從(cóng)業(yè)者®↑≈不(bù)僅要(yào)具備專業(yè)的(de)檔案管理(lǐ)知(zh®®ī)識，更要(yào)具備信息化(huà)、數(shù)據管理(lǐ) ♠δ±的(de)相(xiàng)關知(zhī)識。

助力企業(yè)數(shù)據應用(yòng)

　　随著(zhe)企業(yè)數(shù)字化(huà)發展的(de)進程，建設數(shù)☆$據中心成為(wèi)必然趨勢，企業(yè)需要(yào)将現(xiàn)存的(de)大(<σdà)量數(shù)據進行(xíng)清洗、整理(lǐ​$×₩)并開(kāi)展知(zhī)識應用(yòng)、大(dà)數(shù)據分(fēn)析，電(di≤σ'₽àn)子(zǐ)檔案最可(kě)信、極具價值的(de)重要(yào)數(shù)據必将是(£♠₽shì)企業(yè)未來(lái)建設數(shù)據中心的(de)重要(y↔£ào)數(shù)據來(lái)源。

　　檔案的(de)單套管理(lǐ)将成為(wèi)各↔☆↑→單位檔案部門(mén)未來(lái)業(yè)務管理(lǐ)的(de)主要(yào)模式。金(jī≥ n)航數(shù)碼遵循并深入研究新《檔案法​Ω✘π》和(hé)《電(diàn)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ)一(yī)般要(yàπ£o)求》等法律法規、标準和(hé)要(yào)求，将檔案業(yè¥✔¥$)務與工(gōng)業(yè)知(zhī)識、工(gōng)業(yè)過程緊密結合，率先實踐并✘ ✔£形成适應新形勢、新需求的(de)數(shù)字檔案館一(yī)站(≠​↓zhàn)式解決方案，開(kāi)發完成金(jīn)航蘭台檔案管理(l£✔​‌ǐ)系統V8.0，已經廣泛應用(yòng)于航空(kōng)工(gōng)業(yè)、兵(b<$īng)器(qì)工(gōng)業(yè)、中國(guó)航發、電(d→♣iàn)子(zǐ)信息産業(yè)集團、中國(gu&•‌↑ó)工(gōng)程物(wù)理(lǐ)研究院、三峽集團、中海(hǎi)油等集團總部和$↕&(hé)下(xià)屬單位。系統基于純B/S架構，支持雲部署，¥β滿足國(guó)産化(huà)環境的(de)部署要(yào)£↑¶求，提供強大(dà)的(de)流程引擎和(hé±≈¶)靈活的(de)配置功能(néng)，為(wèi)企業(yè)構建電(diàn∞€&)子(zǐ)檔案單套管理(lǐ)制(zhì)度标準規範體(tǐ)​‍↔≈系，實現(xiàn)各類業(yè)務系統原生(shēng)電(di →Ωàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)的(de)在線歸檔和(hé)電(diàn)子(zǐ)檔↕Ω✔案管理(lǐ)，并通(tōng)過與權威數(shù)字證書(shū)、電(diàn)子(zǐ)簽章←↔α(zhāng)産品的(de)集成，實現(xiàn÷φφ)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)的(de)四性<↓¶檢測，确保電(diàn)子(zǐ)檔案的(de)憑證作‌‍(zuò)用(yòng)，滿足電(diàn)<↔子(zǐ)檔案單套制(zhì)管理(lǐ)要(yào)§•&‌求。